SAOS

Übersicht:

Mit der Funktion "SchülerInnen" werden neue SchülerInnen in die Datenbank aufgenommen, oder es werden die Personendaten derselben verwaltet. Zu den erfassten Inhalten gehören Stammdaten wie Nachname*, Vorname*, Geschlecht, Telefon privat, Mobiltelefon, E-Mail-Adresse, Adresse (Strasse), Postleitzahl/Ort, Geburtsdatum* und Foto. Ebenfalls in diesem Bereich setzen Sie SchülerInnen auf "aktiv" oder "inaktiv". Unter "Zusätzliche Informationen" werden Daten wie AHV-Nummer, Heimatort, Krankheit/Allergien*, Konfession, Muttersprache, Bemerkungen, Geschwister sowie Zuordnungen zu ÄrztInnen, ZahnärztInnen und Krankenkassen hinzugefügt. Danach folgen die Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten 1/2, wo Inhalte wie Anrede*, Nachname*, Vorname(n), Adresse (Strasse), Postleitzahl/Ort, Telefon privat, Telefon erreichbar* und E-Mail-Adresse erfasst werden können.
In der Übersicht fasst das System die wichtigsten Daten zusammen; SAOS.ch stellt die angezeigten SchülerInnen in zwei voneinander abgehobenen Listen dar: "Neue oder nicht in Klassen eingeteilte Schülerinnen und Schüler" und "Im aktuellen Semester in Klassen eingeteilte Schülerinnen und Schüler". Falls Sie bereits erfasste SchülerInnen in keiner der beiden Listen entdecken, kann es sein, dass Sie sich im falschen Semester befinden. Wie Sie in ein anderes wechseln, erfahren Sie hier.
Jeweils ganz rechts in jeder Zeile ermöglicht ein Knopf den direkten Zugang zum Bearbeitungsbereich. * In diesem Bereich bestimmen Sie, welche Daten in die Notfallliste geschrieben werden sollen. Die im Einleitungstext mit * bezeichneten Daten werden in die Liste übertragen.

Eintrag erstellen:

Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie in der Übersicht zuerst auf den Knopf "Neue SchülerIn" rechts oben. Sie befinden sich nun im Bearbeitungsmodus und können mit dem Füllen der leeren Maske beginnen. Details zum Vorgehen entnehmen Sie dem Abschnitt "Eintrag bearbeiten" weiter unten. Zum Abschliessen klicken Sie auf den Knopf "Speichern".

Eintrag bearbeiten:

Um einen Datensatz zu verändern, klicken Sie in der Übersicht zuerst auf den entsprechenden Knopf "Bearbeiten" am rechten Rand. Nun können die Stammdaten, zusätzliche Informationen und diejenigen der Erziehungsberechtigten 1/2 verändert werden (vgl. Einleitungstext).
Ebenfalls in diesem Bereich setzen Sie SchülerInnen auf "aktiv" oder "inaktiv". Aktive Schülerinnen sind in allen Bereichen von SAOS.ch sichtbar und können bearbeitet werden, inaktive werden nur in der Funktion "SchülerInnen" angezeigt.
Wenn Sie ein Foto ändern wollen, müssen Sie das alte Bild zuerst löschen. Dazu klicken Sie auf "Foto entfernen" und bestätigen danach mit "OK", dass das alte Bild wirklich entfernt werden soll. Dann klicken Sie auf "Durchsuchen..." und navigieren im Dateibrowser auf Ihrer lokalen Festplatte an denjenigen Ort, an dem das gewünschte Bild liegt. Dieses markieren Sie und klicken danach auf "Öffnen" (Alternative: Bild doppelklicken). Das System hat den Pfad zur entsprechenden Datei nun in das Feld unter dem Bild geschrieben. Jetzt klicken Sie auf "Speichern" und das Foto wird hochgeladen. Zum Abschliessen jedes Veränderungsvorgangs klicken Sie auf den Knopf "Speichern" unten rechts.
Nachfolgend werden in den Abschnitten "Zusätzliche Informationen" und "Kontakt Erziehungsberechtigte 1/2" weitere SchülerInnendaten eingetragen: AHV-Nummer, Heimatort, Krankheiten/Allergien usw. bringen Sie im Abschnitt "Zusätzliche Informationen" unter. Unter "Kontakt Erziehungsberechtigte 1/2" tragen Sie die entsprechenden Kontaktdaten ein. Hier entscheiden Sie auch, welche Adresse die Korrespondenz-Adresse ist. Dazu wählen Sie die entsprechende Checkbox an.

Falls Sie die hier bereits erfassten Adressdaten auch auf die SchülerIn übertragen wollen, um die gleichen Daten nicht zweimal eintippen zu müssen, klicken Sie auf "Auf SchülerIn überschreiben", und sofort werden die betreffenden Informationen auch in die Eingabemaske der Schülerin geschrieben. Bevor Sie diesen Bereich wieder verlassen, ist es wichtig, dass Sie auf den Knopf "Speichern" klicken.
Unter dem Punkt "Erweiterte Einstellungen" weiter unten findet man die Import-ID (ID = Identifikationsnummer) des Datensatzes. Diese Kennzahl wird für den initialen Import der Daten benötigt. Sie erlaubt, einen Datensatz im System (z.B. einer SchülerIn) dem entsprechenden aus den Importdaten zuzuordnen. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn bei Importproblemen die verschiedenen Datensätze verglichen werden müssen.
Die Import-ID kann, muss aber in der Regel nicht verändert werden. Bei Mutationen dieses Kennwerts ist mit Vorsicht vorzugehen.

Zuordnung Klassen ändern:

Zuunterst unter dem Titel "Zuordnung Klassen" finden Sie den Bereich, in dem alle Klassenzuordnungen der entsprechenden SchülerIn angezeigt werden. Zu jeder Zuordnung (Stammklasse, Wahlfachklassen usw.) wird die Zeitperiode angegeben, während der die Zuordnung gültig ist. Im oberen Bereich finden Sie die aktuellen, im unteren Bereich die alten Zuordnungen.
Im Bearbeitungsmodus können Sie eine bestimmte Zuordnung löschen, die SchülerIn umteilen oder bearbeiten. Für jede Funktion drücken Sie auf den entsprechenden Knopf auf der rechten Seite.
Wenn Sie die Zuordnung löschen wollen, müssen Sie dies in einem erscheinenden Fenster nochmals bestätigen. Danach ist die Zuordnung gelöscht.
Im Falle einer Umleitung erscheint eine Anzeige im Datumsmodus, in welchem Sie einen Start- ("Von:") und einen Endtermin ("Bis:") der neuen Zuordnung setzen. Die alte Zuordnung wird dann automatisch am Tag vor dem neuen Startdatum beendet und erscheint danach unter "Alte Klassen-Einteilungen". Ebenfalls wählen müssen dann noch die neue Klasse, in welche die SchülerIn umgeteilt werden soll.
Zur Bearbeitung einer bestehenden Zuordnung gehen Sie grundsätzlich gleich vor, nur dass nach Abschluss der Mutation keine Änderung der Klassenzuordnung stattfindet, sondern beispielsweise die Zeitperiode der Zuordnung angepasst ist.
Beachten Sie bitte, dass die SchülerInnen grundsätzlich in der Funktion "Klasseneinteilungen" in verschiedene Klassen eingeteilt werden. Die hier beschriebene Funktion dient in erster Linie dem Mutieren von bestehenden Zuordnungen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

SchülerInnendaten exportieren:

SAOS.ch ermöglicht grundsätzlich zwei Arten von Datenexporten in der Funktion "SchülerInnen": Einerseits ist man in der Lage, die erfassten Daten so zu exportieren, dass man mit der ausgegebenen Liste sogleich arbeiten kann. Die einzelnen Spalten ("Rubriken") sind leicht verständlich angeschrieben, damit die Möglichkeit besteht, die Liste beispielsweise für die Organisation eines Anlasses mit der ganzen Schule zu nutzen.
Andererseits kann man die in diesem Bereich erfassten Daten aber auch exportieren, um die ausgegebene Liste zu bearbeiten und später wieder ins System zu importieren. Die mit dieser Funktion ausgegebene Liste ist nicht für den Ausdruck und die praktische Arbeit damit gedacht. Sie stellt eine Vorlage dar, die beispielsweise aufzeigt, welche Datenarten in SAOS.ch importiert werden können. Die weiter oben zuerst beschriebene Funktion erlaubt es, alle im Bereich "SchülerInnen" eingetragenen Daten für den direkten Gebrauch (z.B. als Ausdruck auf Papier) in eine Excel-Datei zu exportieren. Diese Datei stellt alle Daten der gleichen Rubrik (z.B. "Vorname", "Geschlecht", "Heimatort") in einer einzelnen Spalte dar.
Diese Funktion kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn Daten für klassenübergreifende Anlässe (z.B. Sporttag) auf Schulebene benötigt werden. Die einzelnen Spalten sind leicht nachvollziehbar angeschrieben.
Aus der SchülerInnendatenliste, welche immer komplett ausgegeben wird, können nicht benötigte Spalten ("Rubriken") einfach herausgelöscht werden. Dies tut man, indem man mit der rechten Maustaste (oder in Kombination mit der Kontrolltaste) auf den Spaltenkopf klickt und "Zellen löschen" anklickt. Die ausgewählte Spalte verschwindet in der Folge.
Um die SchülerInnendaten auszudrucken, klicken Sie in der Übersicht oben rechts auf das Excel-Symbol mit dem grünen Pfeil, der nach unten zeigt. Es öffnet sich in der Regel ein Dialogfeld, in welchem Sie aussuchen können, ob Sie die Liste direkt öffnen oder zuerst auf Ihrer Festplatte speichern möchten. Dieses zuletzt beschriebene Verhalten ist browserabhängig und kann dementsprechend unterschiedlich ausgestaltet sein. Diejenige Funktion, die eingangs des Abschnitts als zweites Werkzeug beschrieben wurde, bietet die Möglichkeit, alle im Bereich "SchülerInnen" erfassten Daten in eine Excel-Datei zu exportieren, um diese in der Folge zu bearbeiten und dann wieder zu importieren. Diese Datei stellt alle Daten der gleichen Rubrik (z.B. "Vorname", "Geschlecht", "Heimatort") ebenfalls in einer einzelnen Spalte dar, schreibt die Spalte aber so an, wie sie im System definiert ist (z.B. "SAOS_S_Name" für den Nachnamen).
Aus der SchülerInnendatenliste, welche auch hier immer komplett ausgegeben wird, können Spalten ("Rubriken"), die nicht verändert und für einen späteren Import also nicht benötigt werden, einfach herausgelöscht werden. Dies tut man, indem man mit der rechten Maustaste (oder in Kombination mit der Kontrolltaste) auf den Spaltenkopf klickt und "Zellen löschen" anklickt. Die ausgewählte Spalte verschwindet in der Folge. Das Löschen aller nicht benötigten Spalten verringert das Risiko von Fehlmanipulationen beim Import.
Um die SchülerInnendaten auszugeben, klicken Sie in der Übersicht oben rechts auf das Kistchen-Symbol mit dem grünen Pfeil, der nach oben zeigt. Es öffnet sich in der Regel ein Dialogfeld, in welchem Sie aussuchen können, ob Sie die Liste direkt öffnen oder zuerst auf Ihrer Festplatte speichern möchten. Dieses zuletzt beschriebene Verhalten ist browserabhängig und kann dementsprechend unterschiedlich ausgestaltet sein.
Für Informationen zum Import einer solchen veränderten Excel-Datei konsultieren Sie bitte die Ausführungen zur Funktion "Import".

Detailansicht:

Wenn Sie in der Übersicht auf einen einzelnen Eintrag klicken, gelangen Sie in die Detailansicht. Hier erhalten Sie einen Überblick über den Inhalt des Eintrags.
Um den Eintrag zu ändern, klicken Sie auf den Knopf "Bearbeiten" oben rechts und nehmen Ihre Änderungen vor. Damit die Änderungen wirksam werden, müssen Sie am Ende den Knopf "Speichern" anklicken.
Mit der Dropdown-Liste "Auswahl" können Sie zwischen einzelnen SchülerInnen hin und her wechseln. Wenn Sie ohne Änderungen vorzunehmen wieder zur Übersicht zurückkehren wollen, klicken Sie auf "Zur Listenansicht".
In der Detailansicht besteht die Möglichkeit, sich den Wohnort der SchülerIn und ihrer Familie auf der Karte anzeigen zu lassen. Hierfür klickt man auf "Wohnort auf Karte anzeigen". Sofern die eingetragene Adresse existiert, wird der Wohnort angezeigt – gleichzeitig ist auch die Lage der Schule aus der Karte ersichtlich.

Darstellung:

In der Übersicht kann die Darstellung mittels Sortierung oder Filterung verändert werden. Bezüglich Sortierung steht rechts oben eine entsprechende Dropdown-Liste mit den Optionen "Nach Aktiv-Status", "Nach Nachname" oder "Nach Vorname" zur Verfügung. In der Folge werden die Einträge neu angeordnet.
Mit der Dropdown-Liste "Filter" stellen Sie ein, ob alles dargestellt wird oder lediglich die aktiven oder die inaktiven Einträge.
In der Übersicht, der Detailansicht und im Bearbeitungsmodus weist jeder Abschnitt jeweils zuoberst einen grauen Balken auf, auf welchem links ein Dreieck zu sehen ist. Durch ein Klicken darauf lassen sich Inhalte entweder anzeigen oder verbergen.

Hinweis:

Das Zuteilen von SchülerInnen in einzelne Klassen erfolgt nicht über die Funktion "SchülerInnen", sondern über "Klasseneinteilungen". Die Beschreibung dieser Funktion finden Sie hier.